DocsErste Schritte
Willkommen bei TerminHub -- Ihrer professionellen Terminverwaltung. Hier erfahren Sie, wie Sie Ihr Konto einrichten und die wichtigsten Funktionen nutzen.
Registrierung
Um TerminHub zu nutzen, erstellen Sie zunaechst ein Konto. Gehen Sie dazu auf die Registrierungsseite und geben Sie Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und ein sicheres Passwort ein. Nach der Registrierung werden Sie automatisch zum Dashboard weitergeleitet.
So registrieren Sie sich:
- Oeffnen Sie die Registrierungsseite unter
/register - Geben Sie Ihren vollstaendigen Namen ein
- Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein
- Waehlen Sie ein sicheres Passwort (mind. 6 Zeichen)
- Klicken Sie auf "Konto erstellen"
Erste Einrichtung
Nach der Registrierung starten Sie im Demomodus. Wir empfehlen folgende Reihenfolge fuer die Einrichtung:
Organisation einrichten
Gehen Sie zu Einstellungen und geben Sie Ihren Organisationsnamen, Adresse und Logo ein.
Mitarbeiter anlegen
Erstellen Sie Ihre Mitarbeiter unter dem Menuepunkt Mitarbeiter mit Name, Farbe und Arbeitszeiten.
Dienstleistungen erstellen
Legen Sie Ihre Dienstleistungen mit Arbeitsschritten, Dauer und Preis an.
Kunden hinzufuegen
Fuegen Sie Kunden manuell hinzu, importieren Sie sie per Excel oder synchronisieren Sie mit Lexware.
Online-Buchung aktivieren (optional)
Aktivieren Sie die Online-Buchung in den Einstellungen, um Kunden die Selbstbuchung zu ermoeglichen.
Kalender
Der Kalender ist die zentrale Ansicht von TerminHub. Hier sehen Sie alle Termine Ihrer Mitarbeiter auf einen Blick.
Tagesansicht
Der Kalender zeigt eine Tagesansicht mit einer Spalte pro Mitarbeiter. Jede Spalte zeigt die Arbeitszeiten und Pausen des jeweiligen Mitarbeiters. Termine werden als farbige Bloecke dargestellt, deren Farbe der Mitarbeiterfarbe entspricht.
- Spaltenansicht pro Mitarbeiter mit individuellen Arbeitszeiten
- Termine als farbige Bloecke mit Kunden-, Service- und Zeitinformationen
- Pausen werden als schraffierte Bereiche angezeigt
- Klick auf einen leeren Bereich oeffnet den Termin-Dialog
- Klick auf einen Termin oeffnet die Detailansicht
- Drag & Drop zum Verschieben von Terminen (in Arbeit)
Feiertage
Feiertage werden basierend auf Ihrer Postleitzahl automatisch berechnet und im Kalender angezeigt. Tragen Sie Ihre PLZ in den Einstellungen ein, um die korrekten Feiertage fuer Ihr Bundesland zu erhalten. Feiertage werden im Kalender-Header mit einem Stern-Symbol markiert.
Termine
Erstellen und verwalten Sie Termine fuer Ihre Kunden mit mehreren Dienstleistungen und Arbeitsschritten.
Termin erstellen
Klicken Sie auf einen freien Bereich im Kalender, um einen neuen Termin anzulegen. Der Termin-Dialog fuehrt Sie durch folgende Schritte:
Kunde waehlen
Waehlen Sie einen bestehenden Kunden aus oder erstellen Sie direkt einen neuen Kunden.
Dienstleistungen waehlen
Waehlen Sie eine oder mehrere Dienstleistungen aus. Die Gesamtdauer und der Preis werden automatisch berechnet.
Mitarbeiter zuweisen
Weisen Sie jedem Arbeitsschritt einen Mitarbeiter zu. Die Startzeit wird automatisch berechnet.
Termin bestaetigen
Pruefen Sie die Zusammenfassung und speichern Sie den Termin.
Arbeitsschritte
Jede Dienstleistung besteht aus Arbeitsschritten, die nacheinander im Kalender dargestellt werden. Es gibt drei Typen:
Aktiv
Regulaerer Arbeitsschritt, bei dem ein Mitarbeiter aktiv arbeitet.
Wartezeit
Zeit, in der der Kunde wartet (z.B. Einwirkzeit). Der Mitarbeiter ist frei fuer andere Termine.
Nachbearbeitung
Abschliessender Schritt nach einer Wartezeit.
Freie Dienstleistung
Neben den vordefinierten Dienstleistungen koennen Sie bei der Terminerstellung auch eine "freie Dienstleistung" hinzufuegen. Geben Sie einen individuellen Namen und die Dauer ein. Die Endzeit wird automatisch berechnet. Alternativ koennen Sie die Endzeit direkt eingeben, und die Dauer wird entsprechend angepasst.
Blocker
Blocker sind Zeitbloecke, die verhindern, dass Termine in einem bestimmten Zeitraum gebucht werden. Sie koennen Blocker fuer einzelne Mitarbeiter erstellen, z.B. fuer Besprechungen, Fortbildungen oder persoenliche Termine. Blocker werden auch bei der Online-Buchung beruecksichtigt.
Termindetails & Bearbeiten
Klicken Sie auf einen bestehenden Termin, um die Detailansicht zu oeffnen. Dort sehen Sie alle Informationen zum Termin: Kunde, Dienstleistungen, Arbeitsschritte mit Zeiten, verknuepfte Lexware-Angebote und den Status. Sie koennen den Termin bearbeiten, Arbeitsschritte anpassen, die Mitarbeiterzuordnung aendern oder den Termin loeschen.
Mitarbeiter
Verwalten Sie Ihr Team mit individuellen Arbeitszeiten, Farben und Berechtigungen.
Mitarbeiter anlegen
Erstellen Sie einen neuen Mitarbeiter mit folgenden Informationen:
- Name des Mitarbeiters
- E-Mail-Adresse (fuer Einladungen und Kalender-Feed)
- Individuelle Farbe fuer die Kalenderdarstellung
- Urlaubstage pro Jahr
- Berechtigungen: Kalender einsehen, alle Mitarbeiter sehen
Arbeitszeiten & Pausen
Fuer jeden Mitarbeiter koennen individuelle Arbeitszeiten pro Wochentag konfiguriert werden. Aktivieren oder deaktivieren Sie einzelne Tage und legen Sie Start- und Endzeit fest.
Zusaetzlich koennen Sie beliebig viele Pausen pro Tag hinzufuegen. Pausen werden im Kalender als schraffierte Bereiche dargestellt und verhindern, dass Termine in diesen Zeiten gebucht werden.
Einladung & Zugriff
Sie koennen Mitarbeiter per E-Mail einladen, damit sie einen eigenen Zugang erhalten. Eingeladene Mitarbeiter haben eine eingeschraenkte Ansicht:
- Nur-Lese-Zugriff auf den Kalender (je nach Berechtigung)
- Sicht auf eigene Termine oder alle Mitarbeiter (konfigurierbar)
- Urlaubsantraege stellen
- Keine Verwaltungsfunktionen (Mitarbeiter, Services, Einstellungen)
Kalender-Feed
Jeder Mitarbeiter kann einen persoenlichen iCal-Kalender-Feed abonnieren. Dieser Feed kann in Google Calendar, Apple Kalender, Outlook oder anderen Kalender-Apps hinzugefuegt werden. Der Feed wird automatisch aktualisiert und zeigt alle kommenden Termine des Mitarbeiters.
Dienstleistungen
Definieren Sie Ihre Dienstleistungen mit Arbeitsschritten, Dauern und Preisen.
Dienstleistung erstellen
Eine Dienstleistung besteht aus einem Namen, einem optionalen Preis und mindestens einem Arbeitsschritt. Die Gesamtdauer wird automatisch aus der Summe aller Arbeitsschritte berechnet.
Felder einer Dienstleistung:
- Name -- z.B. "Herrenschnitt", "Farbe + Schnitt"
- Beschreibung -- Optionale Beschreibung fuer die Online-Buchung
- Preis -- Preis in Euro (wird bei der Terminbuchung angezeigt)
- Arbeitsschritte -- Mindestens ein Schritt mit Name, Dauer und Typ
Arbeitsschritte konfigurieren
Jeder Arbeitsschritt hat folgende Eigenschaften:
- Name des Schritts (z.B. "Schneiden", "Einwirkzeit", "Waschen")
- Dauer in Minuten
- Typ: Aktiv (Mitarbeiter arbeitet), Wartezeit (Kunde wartet, Mitarbeiter frei) oder Nachbearbeitung
- Schritte koennen per Drag & Drop umsortiert werden
Wichtig: Wartezeit-Schritte geben den Mitarbeiter fuer andere Termine frei. So koennen Sie z.B. waehrend einer Einwirkzeit andere Kunden bedienen.
Kategorien & Sortierung
Organisieren Sie Ihre Dienstleistungen in Kategorien (z.B. "Damen", "Herren", "Farbe"). Kategorien koennen erstellt, umbenannt und geloescht werden. Beim Loeschen einer Kategorie werden die Dienstleistungen nicht entfernt, sondern nur aus der Kategorie herausgenommen. Dienstleistungen koennen per Drag & Drop zwischen Kategorien verschoben werden.
Kunden
Verwalten Sie Ihre Kundendaten zentral und importieren Sie Kontakte aus verschiedenen Quellen.
Kunden verwalten
Auf der Kundenseite sehen Sie alle Kunden in einer sortierbaren und durchsuchbaren Liste. Fuer jeden Kunden koennen Sie Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Notizen verwalten. Neue Kunden koennen auch direkt bei der Terminerstellung angelegt werden.
Excel-Import
Importieren Sie bestehende Kundendaten aus einer Excel-Datei (XLSX). Die Importfunktion erkennt automatisch Spalten fuer Name, E-Mail und Telefonnummer. Sie koennen die Spaltenzuordnung vor dem Import ueberpruefen und anpassen.
Lexware-Sync
Wenn die Lexware-Integration aktiviert ist, koennen Sie Ihre Lexware-Kontakte mit der Rolle "Kunde" in TerminHub importieren. Der Sync wird manuell ueber den "Lexware Sync"-Button auf der Kundenseite gestartet. Bereits vorhandene Kunden (gleiche E-Mail) werden aktualisiert, neue Kunden hinzugefuegt.
Urlaubsplanung
Planen und verwalten Sie den Urlaub Ihrer Mitarbeiter mit Antraegen, Genehmigungen und Uebersichten.
Urlaub beantragen
Mitarbeiter koennen ueber ihren Zugang Urlaubsantraege stellen. Administratoren koennen Urlaub direkt fuer jeden Mitarbeiter eintragen. Waehlen Sie den Zeitraum, und das System berechnet automatisch die Anzahl der Arbeitstage basierend auf den individuellen Arbeitszeiten des Mitarbeiters. Feiertage werden dabei beruecksichtigt.
Genehmigung & Verwaltung
Administratoren sehen alle offenen Urlaubsantraege in der Anfragenliste mit einem Badge, das die Anzahl der offenen Anfragen anzeigt. Antraege koennen genehmigt oder abgelehnt werden. Genehmigte Urlaubstage werden im Kalender und bei der Terminbuchung beruecksichtigt.
Urlaubskalender
Der Urlaubskalender zeigt eine Monatsuebersicht aller Urlaubstage mit farbiger Markierung pro Mitarbeiter. So erkennen Sie auf einen Blick, wann welche Mitarbeiter abwesend sind.
Statistiken
Die Uebersichtsseite zeigt fuer jeden Mitarbeiter den Urlaubsanspruch, genommene Urlaubstage, genehmigte (noch bevorstehende) Tage und das verbleibende Kontingent. So behalten Sie den Ueberblick ueber die Urlaubsplanung Ihres gesamten Teams.
Online-Buchung
Ermoeglichen Sie Ihren Kunden, Termine selbst online zu buchen -- rund um die Uhr.
Buchung aktivieren
Die Online-Buchung wird unter Einstellungen im Bereich "Online-Terminbuchung" aktiviert. Nach der Aktivierung erhalten Sie einen persoenlichen Buchungslink, den Sie an Kunden weitergeben koennen.
Konfiguration
Folgende Optionen stehen zur Verfuegung:
- Darstellungsmodus: Eigene Seite (Link teilen) oder in bestehende Webseite einbetten (iFrame)
- Mitarbeiterauswahl: System waehlt automatisch oder Kunde waehlt selbst
- Buchung am selben Tag erlauben oder erst ab morgen
- Auswahl welche Dienstleistungen online buchbar sind
- Auswahl welche Mitarbeiter fuer Online-Buchungen verfuegbar sind
Link & Einbettung
Kopieren Sie den Buchungslink und teilen Sie ihn mit Ihren Kunden per E-Mail, Social Media oder auf Ihrer Webseite. Im Einbettungsmodus erhalten Sie einen iFrame-Code, den Sie direkt in Ihre bestehende Webseite einfuegen koennen.
Buchungsablauf
Der Kunde durchlaeuft folgende Schritte bei der Online-Buchung:
Dienstleistung waehlen
Der Kunde waehlt eine oder mehrere Dienstleistungen aus.
Mitarbeiter waehlen (optional)
Falls konfiguriert, waehlt der Kunde einen Mitarbeiter aus.
Datum waehlen
Ein Kalender zeigt verfuegbare Tage an (nicht verfuegbare Tage sind ausgegraut).
Uhrzeit waehlen
Verfuegbare Zeitslots werden basierend auf Arbeitszeiten, Pausen, bestehenden Terminen und Blockern berechnet.
Kontaktdaten eingeben
Name, E-Mail und optionale Nachricht.
Bestaetigung per E-Mail
Der Kunde erhaelt eine E-Mail mit einem Bestaetigungslink. Erst nach Klick auf den Link wird der Termin final gebucht.
Einstellungen
Konfigurieren Sie Ihre Organisation, E-Mail-Versand und weitere Optionen.
Organisation & Logo
Geben Sie Ihren Organisationsnamen ein -- dieser wird im Dashboard-Seitenleiste, in E-Mails und auf der Buchungsseite angezeigt. Laden Sie ein Logo hoch (PNG, JPG, GIF, WebP oder SVG, max. 2 MB), das ebenfalls im Dashboard und in E-Mails erscheint.
Unter "Anschrift" koennen Sie Strasse, Hausnummer, PLZ und Ort eintragen. Die PLZ wird verwendet, um Feiertage fuer Ihr Bundesland automatisch zu berechnen.
E-Mail-Konfiguration
Fuer E-Mail-Benachrichtigungen (Terminbestaetigungen, Stornierungen) koennen Sie zwischen zwei SMTP-Optionen waehlen:
Standard (TerminHub)
E-Mails werden ueber den TerminHub-Server versendet. Keine Konfiguration noetig.
Eigener SMTP-Server
Verwenden Sie Ihren eigenen SMTP-Server fuer den Versand. Konfigurieren Sie Host, Port, Benutzername und Passwort.
Sie koennen die Konfiguration mit einer Test-E-Mail ueberpruefen, die an Ihre hinterlegte E-Mail-Adresse gesendet wird.
E-Mail-Vorlage
Passen Sie die E-Mail-Vorlage fuer Terminbestaetigungen an. Folgende Platzhalter stehen zur Verfuegung:
{{customerName}}Name des Kunden{{date}}Datum des Termins{{time}}Uhrzeit des Termins{{serviceName}}Name der Dienstleistung{{salonName}}Name Ihrer OrganisationAusserdem koennen Sie die Farben der E-Mail (Header-Hintergrund, Header-Text, E-Mail-Hintergrund, Textfarbe) individuell anpassen.
Standard-Arbeitszeiten
Unter den Einstellungen koennen Sie Standard-Arbeitsstunden pro Wochentag fuer die Urlaubsberechnung definieren. Diese Werte werden verwendet, um den Urlaubsanspruch korrekt in Stunden umzurechnen und Resturlaub zu berechnen.
Erweiterungen
Verbinden Sie externe Dienste mit TerminHub, um Ihren Workflow zu erweitern.
Lexware-Integration
Die Lexware-Integration ermoeglicht den Import von Kontakten aus Lexware als Kunden in TerminHub. Ausserdem koennen bei der Terminerstellung Lexware-Angebote des ausgewaehlten Kunden angezeigt und mit dem Termin verknuepft werden. Der Einleitungstext und die Beschreibung der ersten Position werden direkt unter jedem Angebot eingeblendet.
API-Schluessel einrichten
So richten Sie die Lexware-Integration ein:
Erweiterungen oeffnen
Navigieren Sie zu Erweiterungen in der Seitenleiste.
Lexware aktivieren
Aktivieren Sie den Lexware-Schalter.
API-Schluessel eingeben
Den API-Schluessel finden Sie in Lexware unter Einstellungen > Public API.
Speichern
Klicken Sie auf Speichern, um die Integration zu aktivieren.
Angebote & Kontakte
Nach der Einrichtung stehen folgende Funktionen zur Verfuegung:
- Kontakte synchronisieren: Ueber den "Lexware Sync"-Button auf der Kundenseite werden Kontakte importiert
- Angebote anzeigen: Bei der Terminerstellung werden Angebote des Kunden automatisch geladen
- Angebote verknuepfen: Waehlen Sie ein Angebot aus, um es mit dem Termin zu verknuepfen
- Angebotsdetails: Einleitungstext und Beschreibung der ersten Position werden direkt angezeigt
- Deep-Link: Oeffnen Sie das Angebot direkt in Lexware
Abonnement
TerminHub bietet einen kostenlosen Demomodus und einen Pro Plan fuer den vollen Funktionsumfang.
Demomodus
Nach der Registrierung starten Sie automatisch im Demomodus. Dieser ist zeitlich unbegrenzt, hat aber folgende Einschraenkungen:
Pro Plan
Der Pro Plan hebt alle Limits auf und bietet unbegrenzte Nutzung. Upgraden Sie ueber die Abonnement-Seite im Dashboard. Die Zahlung erfolgt monatlich ueber Stripe.
- Unbegrenzte Mitarbeiter
- Unbegrenzte Dienstleistungen
- Unbegrenzte Kunden
- Alle Funktionen freigeschaltet
Kuendigung & Reaktivierung
Sie koennen Ihr Abonnement jederzeit kuendigen. Das Abo bleibt bis zum Ende des aktuellen Abrechnungszeitraums aktiv. Danach fallen Sie automatisch in den Demomodus zurueck. Die Kuendigung kann jederzeit vor Ablauf widerrufen werden, um das Abo fortzusetzen. Ihre Daten bleiben auch im Demomodus erhalten.
TerminHub Dokumentation -- Bei Fragen wenden Sie sich an Ihren Administrator.